התשובה הטבעית, האינטואיטיבית, לשאלה שבכותרת היא – לא להשאיר דבר ליד המקרה. יישום ההמלצה, הגלומה במהות התשובה, היא לשכור שירותים של חברת הפקה המתמחה בהפקת אירועים מסוגים שונים- משפחתיים, חברתיים, מוסדיים, עסקיים, לרבות תערוכות, כנסים, ועידות, ירידים, פרזנטציות ועוד.

הפקת אירועים היא מקצוע. כצפוי, בעלי מקצוע נבדלים זה מזה בפרמטרים רבים. על מנת למצוא את חברת ההפקה העשויה לתת לכם את המענה הטוב ביותר, האולטימטיבי מבחינתכם, חשוב לגלוש באתר שלה ולהיחשף אל התכנים, היצע השירותים, ממליצים, תמונות מאירועים שהחברה הפיקה ועוד.

 

מפתח סול (אסאדו) לקונצרט קולינארי מושלם

לא רק צבא צועד על קיבתו: מזון הוא מרכיב מרכזי, שלא- כן?- לומר, החשוב ביותר. קייטרינג דרום אמריקאי, לדוגמה, ולמופת, הופך אירוע לחוויה קולינארית. קייטרינג בשרי מתאים לכל סוג של אירוע ולכל מספר משתתפים. ניתן להזמין ‘על האש’ בכל לוקיישן: באולם, בגן, בחצר הבית, בחיק הטבע בכלל ועל שפת ים בפרט.

 

תנאים להפקת אירוע מושלם

  1. תנאי הכרחי, אף שלא תנאי מספיק, להפקת אירוע מושלם היא אפיון והגדרה מדויקים ככל שניתן שלו (אירועי קונספט) המיועדים הם לחברות ולארגונים והן למשפחות לזוגות ואף ליחידים. האפיון כולל את סוג האירוע, מיקומו, מספר המשתתפים בו, משך הזמן שלו, העונה והשעה ביום שבה הוא נערך, היכולת להיענות לדרישות ייחודיות.
  2. אירוע עסקי מושלם הוא אירוע המשלב באופן טבעי את המועיל עם המהנה. גם יום גיבוש ואף יום כיף של חברות הוא בבחינת אירוע עסקי ולו רק בשל הציפייה המובלעת (ואולי אף מובעת במהלכו בגלוי) היא לערך מוסף שהוא ייצר- לכידות, גיבוש, הגברת המוטיבציה, חיזוק תחושת השייכות לחברה ועוד.
  3. כאשר מטרת האירוע היא להרשים לקוחות פוטנציאליים, ספקים, לקוחות קיימים ולהפגין את חוזקותיו ויתרונותיו של הארגון- האירוע משמש, בו במקום ובו בזמן, גם חלון הראווה שלו, גם תעודת הזהות שלו וגם כרטיס הביקור. אירוע כזה צריך ואפשר לתכנן בקפידה, תוך הקפדה על כל פרט בו. אין להותיר דבר ליד המקרה. מכאן נובעת חשיבות שכירת שירותיה של חברה המתמחה בהפקת אירועים.
  4. תיאום ציפיות היא אחד המפתחות לאירוע מושלם. התיאום אמור לכלול גם את ההבנה מה ניתן לקבל במסגרת התקציב העומד לרשותכם, וזאת בכפוף להגדרה, להבנה ולהסכמה על מטרת האירוע.
  5. אירוע מושלם הוא אירוע שמייחסים חשיבות רבה לכל אחת מהחוליות המרכיבות את השרשרת, לכל אחד מהחלקים המהווים, בהצטרפם זה לזה, את השלם. מכאן נובעת חשיבות שכירת שירותים חיוניים לאירוע מאנשי מקצוע מנוסים בתחומם.
  6. מאחר שאין אחריות ללא סמכות, חשוב להפקיד את מלאכת ההפקה על אדם שיהיה הנציג הבכיר של החברה כלפי הלקוח ובכל זכות החתימה והמלה האחרונה. בידיו ירוכזו הסמכות והאחריות על ביצוע מוקפד של מלאכת ההפקה.
  7. עם כל החשיבות- והיא גדולה ורבה!- של ההקפדה על הפרטים הטכניים השונים, עמידה בלוח זמנים, שימוש בחומרי גלם איכותיים, מילוי ללא דופי של כל החתומים על החוזה את חלקם במסגרתו, חשוב להבין כי בשורה התחתונה, יש חלק חשוב ביותר ולא אחת מכריע לאווירה במהלך האירוע. אם תתמקדו בעיקר, במיצוי התועלת וההנאה מהאירוע, תוכלו לקבל כפשוטן וללא טרוניות וקובלנות גם תקלות קטנות, אנושיות, שעלולות לקרות במהל האירוע. הרצון להתגבר עליהן ולא להניח להן להעיב על האווירה ולהעכיר אותה  אף הם בבחינת תנאי הכרחי להפקת אירוע מושלם: אחרי הכול ובעצם לפני הכול- מארגני האירוע ומשתתפיו הם הם המפיקים אותו בפועל.